O Calendário e o Tickler

Fala pessoal,
tudo bem?
Continuando a nossa série sobre GTD, o assunto de hoje é sobre duas ferramentas tão importantes quanto as listas de próximas ações: o calendário e o Tickler.
Só um comentário: a partir desse post, já existem muitas informações que vocês encontram na internet sobre o tema, então vou me preocupar menos em explicar de forma detalhada algumas coisas, pros posts ficarem menores e vocês menos cansados de ler também, ok?
Mas se algo não ficar claro, ou quiserem link, só correr aqui nos comentários.
Vou falar de cada uma das ferramentas separadamente então. Vamos lá?!

Calendário:
O calendário é a agenda que todo mundo que já tentou se organizar pelo menos um dia na vida, já usou! Mas a proposta do GTD é que sua agenda seja território sagrado e não um espaço de anotações gerais.
Segundo o David Allen, criador do método e mentor dos usuários do GTD, a agenda serve para anotar 3 coisas:
  • Compromissos
  • Ações com data específica de execução – por exemplo, uma conta que você tem que pagar naquele dia, mas não tem horário específico (nesse caso, eu, Mári, uso o Tickler)
  • Informações com data determinada – informações que você usa naquela data, tomando o exemplo acima, no caso seria o boleto. Isso eu também coloco no Tickler.
O David também sugere que você utilize a agenda para inserir:
– Lembretes para ativar projetos em determinadas datas (isso vai para o meu tickler ou, na maior parte das vezes, eu avalio durante a revisão semanal, pois tenho uma lista de projetos a executar, ordenados por data de start)
– Eventos dos quais gostaria de participar: alguns eu coloco na agenda (tenho uma agenda específica no Google), outros no tickler também.
– Catalisadores de decisão – eu não uso isso… mas é assim, uma decisão que você precisa tomar e depende exclusivamente de você pensar a respeito (você não precisa buscar mais informações, nem está aguardando uma tarefa delegada, por exemplo). Você anota numa data em que vai estar mais tranquilo pra pensar sobre.
A agenda pode ser eletrônica ou física! Fica a seu critério.
Eu uso a Agenda do Google. Basicamente para: anotar compromissos e tarefas mais longas que vou fazer num determinado dia. Também tenho uma agenda das tarefas de rotina para organizar minha semana e compartilho algumas agendas. Mas escrevo melhor sobre isso qualquer dia.
Tickler
No livro que tenho, ele é traduzido como “Arquivo de Referência Rápida”, mas como o nome é muito grande e me confundia com o arquivo de referência geral, uso só Tickler mesmo. É uma espécie de “agenda tridimensional” (no caso físico). Sua função é guardar lembretes para você mesmo que serão retomados na data específica.  Você pode colocar contas a pagar, lembretes de informações, tarefas etc.
O tickler pode ser físico e virtual, só físico e eu uso só virtual, mas não sei se é costume.
A pasta física é assim:
Para criar o Tickler físico, você irá precisar de um arquivo com 43 pastas suspensas, sendo 12 pastas nomeadas pelos meses e 31 pastas para os dias. As pastas referentes aos dias ficam na frente, sendo o dia que está em uso o primeiro até o último dia do mês. Depois vêm as pastas mensais e, no final, as pastas correspondentes aos dias que já foram nesse mês. Todos os dias cheque a pasta diária, esvazie-a, e jogue para o final (ela já virou esta data referente ao mês seguinte). No início do mês, você pega traz todas as pastas diárias para a frente novamente e então pega a pasta correspondente àquele mês e a esvazia. Para esvaziá-la você pode já utilizar a informação ou  distribuí-la para os dias daquele mês. A pasta mensal já vai para o final da pilha e corresponde ao mês do ano seguinte. É um arquivo permanente.
Para o tickler virtual, você usa a mesma lógica.
Já tive Tickler no Google Drive e hoje uso no Evernote pra me facilitar a vida.
Só tome cuidado para nomear as pastas/tags de forma que fiquem na ordem. Outra diferença é que as pastas/tags diárias ao invés de irem para o “final da fila”, vão para dentro da pasta/tag do mês seguinte.
Eu só uso o Tickler virtual porque:
1. Gosto da mobilidade de ter tudo que preciso no tablet (mas há ideias na internet muito boas de ticklers físicos que são fáceis de transportar)
2. Está no Evernote, junto com tudo mais, não me deixa confusa
3. Diminui o volume de papel que eu uso
4. Não preciso conferir duas versões por dia, apenas a virtual
O incômodo nisso é: se é alguma informação que me chega por meio de papel, preciso escanear e mandar para o Evernote. Se é uma coisa da qual não posso me desfazer (por exemplo, o recibo da lavanderia), não tenho um lugar específico para guardá-lo sabendo que só vou usar naquela data, fica numa pastinha que deixo para papeis e carrego na mochila.
Bom é isso, pessoal! Como eu disse, se quiserem saber mais a respeito, na internet tem muita coisa.
Vejam aqui, aqui e aqui.
Nosso próximo assunto é: A visão vertical no GTD.
Até lá!
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2 comentários sobre “O Calendário e o Tickler

  1. Olá, parabéns pelo texto e obrigado por compartilhar. O que não entendi e porque o tickler é melhor do que colocar lembrete do evernote para a data especifica que preciso lembrar da tarefa….

    1. Oi Iedo,

      tudo bem?

      Obrigada por comentar!

      Pra falar a verdade, essa questão de ser melhor ou pior depende muito de cada um. Eu preferia assim porque o excesso de notificações me deixava “confusa” e eu acabava não sabendo o que priorizar.

      Mas a gente vai mudando as ferramentas conforme a necessidade. Nesse momento, estou usando o Evernote somente como referência geral e referências para projetos.

      Como ferramenta de Tickler, especificamente, eu uso as ferramentas de lembretes do Inbox do Google. Aparece na minha agenda, se eu quiser e o formato é o que mais me atende no momento. Quando preciso lembrar de algo que a informação está no Evernote, eu salvo o link. Mais uma vez, porque concentro minha atenção em somente um tipo de notificações. Mas claro que isso é muito uma questão de gosto pessoal, não vejo problema em usar os lembretes do Evernote, que hoje até parecem funcionar bem melhor do que quando eu comecei a usá-lo.

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