Como Começar – Coleta e Processamento (Série GTD)

Olá Pessoas!
Hoje vou falar sobre como deve ser o processamento e a organização.
Estou falando da coleta e do processamento em posts separados por uma questão de facilitar a explicação, mas como já expliquei, a coleta e o processamento devem ser feitos no mesmo dia, de preferência, ou logo em seguida. Se você fizer a coleta e demorar pra fazer o processamento, você vai acabar transformando suas caixas de entradas em listas de tarefas e não vai conseguir alcançar o objetivo de se organizar, porque o sistema será falho.
Vou explicar primeiro como o processamento deve ser feito.
 
O processamento é simples, veja na imagem:
Fonte:
Fonte: “A arte de fazer acontecer” David Allen
Apenas comece: pegue a primeira caixa de entrada para processar. Pegue o primeiro item que vem à mão, não escolha, pegue pela sequência.
Pense: eu posso fazer alguma coisa com isto?
Se sim, vai virar ação. Vou explicar a frente como faz!
Se não, vai virar lixo, arquivo de referência ou será incubado.
Sobre o lixo: 
É alguma informação que você percebe que simplesmente não vai usar para nada.
Apenas jogue fora. Desapegue. Sério. Mesmo. Não guarde!!! hahaha
Fui enfática porque eu pelo menos sou dessas que tenho medo de jogar uma informação fora que “posso usar depois”, mas muita coisa a gente realmente não precisa, principalmente se for informação perecível, aquela que quando você precisar é só googlar que ela aparece mais atualizada ainda por cima!
Arquivo de referência: 
Você pode ter um arquivo de referência digital e um físico. Na verdade, é difícil ainda ter somente um dos dois. Eu sonho com o dia que estarei livre dos papeis que me confundem!
O arquivo de referência deve ser organizado da forma mais fácil possível pra você, de preferência em ordem alfabética, pra facilitar quando você precisar encontrar.
Incubado: 
Aqui vão todas as coisas que você não quer realizar no momento, mas pode interessar um dia ou você irá usar logo mais.
Se você sabe quando vai usar (por exemplo, um boleto com vencimento na data específica), isso vai para o sua Agenda ou  para o Tickler (amanhã é o dia de explicar sobre eles).
Agora, se você sabe que, ou acha que, vai agir com relação a isso um dia mais pra frente (por exemplo, um curso de uma língua que você tem o interesse de aprender, mas não neste momento), vai para a famosa lista: Talvez/Algum dia. Não há prazo para essa lista, mas deve ser revisada constantemente.
Minha lista de talvez/algum dia fica toda no Evernote com uma a tag “Talvez/Algum dia”. Essa é uma coisa que muda com frequencia, por isso uma ferramenta digital ajuda muito para essa lista. Pra mim, o melhor seria deixar no Evernote ou outro aplicativo do tipo.
Com relação aos itens que não terá ação, é isso que tenho pra falar, por ora. Essa parte está clara? Qualquer dúvida, só chamar!
Agora vamos para a segunda parte… sim, essa informação que está em minha caixa de entrada é uma ação. E agora, José?
Primeiro pergunte-se: que ação é essa?! Qual é a próxima ação?
O David fala no livro que muitas vezes não conseguimos agir porque não sabemos ao certo o resultado que queremos.
Então, antes de processar de fato, você tem que decidir a próxima ação.
Depois que você decidiu qual é a ação, o processamento deve seguir essa sequência para que você consiga executá-la no momento certo.
1) Realize as tarefas que demoram menos de 2 minutos:
Cara, se você consegue fazer em menos de 2 (dois!!!) minutos, pra que você vai complicar a vida?! Qualquer outra coisa que você fizer (delegar ou guardar no seu sistema) demora mais que isso. Apenas faça. Agora.
Dica: algumas pessoas mudam a tolerância para 5 minutos, por exemplo. O que eu penso: não compensa nesse primeiro momento que você está processando um grande volume, mas se você quiser mudar para esse tempo no seu dia a dia, até facilita! Pra mim, se demora até 5 minutos ou se é uma tarefa um pouco maior, mas que vou adiar depois por ser “chata”, já faço logo!
2) Delegue
Muitas vezes você não é a pessoa mais indicada para fazer a tarefa. Em outros momentos, você faria isso de forma excelente, mas outra pessoa faria tão bem ou com uma qualidade aceitável e te liberaria pra outras coisas. Delegue, nas duas situações. Com esse sistema, você pode delegar e acompanhar.
Importante: Você não delega somente para subordinados, mas pode ser seus pares no trabalho ou até mesmo seu chefe para quem você passa algo que não está em sua esfera de decisão, por exemplo.
Eu tenho dificuldade de delegar. Por isso, não tenho muito mais a falar sobre isso, a não ser com um terapeuta…hehehe
Se você decidir que essa ação é melhor delegar, siga essas dicas do David Allen:
1. Crie um sistema de acompanhamento dessa tarefa ou projeto (já vou explicar o que é cada um) que você delegou. Anote isso como um item delegado, ou um item em espera. Durante a revisão, você olhará e verá se tem algo a fazer sobre isso.
2. O David sugere que você dê preferência em enviar por e-mail, enviar um bilhete detalhado ou memorando (no fim, a forma física do e-mail), depois deixe mensagens e por último fale pessoalmente com a pessoa. Eu ultimamente tenho usado email (só um email bem rápido e objetivo mesmo) ou redes sociais (incluo whatsapp nas redes sociais) com mais frequência que qualquer outra coisa. Realmente é bem mais rápido porque você já envia o email ou mensagem para a pessoa e não espero a resposta nesse momento. Assim você não a atrapalha em seu trabalho e nem atrapalha o seu próprio processamento.
3) Adie
Crie uma lista de próximas ações para todas as tarefas que sobraram após esse filtro. Provavelmente a maior parte de suas tarefas serão adiadas, por isso você precisa organizá-las de forma a saber o que fazer no dia a dia.
Essa é uma das partes mais fáceis depois que você pega a prática, mas é também a mais importante, porque é aqui que você vai conseguir, de verdade, estar fazendo o que você realmente deveria naquele momento.
Você pode organizar sua lista de próximas ações da seguinte forma:
Tarefas com datas específicas ou prazo: colocar no tickler ou na agenda
As demais tarefas irão para suas listas por contextos.
A lista por contextos nada mais é que uma lista de tarefas separadas, num primeiro momento, pelo contexto em que ela pode ser realizada. Os contextos são os locais ou situações específicos para a realização de uma determinada tarefa, por exemplo ao processar minha ideia inicial de escrever esse post, coloquei como contexto notebook pois eu preciso estar com o notebook para escrevê-lo e publicá-lo. Queria explicar mais sobre isso, mas não quero que ninguém durma lendo meu post, para quem quiser entender um pouco melhor sobre contexto, veja nestes links: 1 e 2 (mas volte pra cá depois…hahaha)
Na hora que você for executar, lá na frente, você vai usar 04 critérios para definir o que irá executar naquele momento:
1. Contexto – ou seja o local onde você está e as ferramentas disponíveis. Alguns exemplos de contextos: telefone, computador, casa, rua…
2. Tempo disponível – quanto tempo você tem disponível para executar a tarefa?
3.  Energia disponível – você está pique total ou meia fase? Isso vai influenciar no tempo e qualidade do trabalho que você irá realizar, por isso, você deve considerar esse aspecto.
4. Prioridade – vamos supor que você tem duas tarefas que passaram pelos filtros anteriores, qual é mais importante você realizar neste momento?
Isso você vai pegando na prática, lendo mais sobre o GTD e, claro, lendo o livro. Para começar mesmo, o mais importante é você definir a lista por contexto em que serão executados.
Dica: Eu indico que você priorize uma ferramenta virtual para gerenciar as próximas ações, porque uma virtual te facilita a vida. Quando processar cada tarefa, além do contexto você indica o tempo e energia necessários e a prioridade da tarefa. Na hora de executar, só filtrar as tarefas.
Eu utilizo o sistema de etiquetas do Evernote, já experimentei o Toodledo e o Wunderlist. Não gostei muito do Wunderlist, mas adorei o Toodledo (outras ferramentas, você pode ver aqui ou aqui). Só uso o Evernote porque lá tenho mais facilidade de concentrar tudo num lugar só e estou usando a versão paga do EN, por isso quero usar tudo que tenho direito desse elefante.
Dica plus: Algumas pessoas se dão bem tendo uma lista de próximas ações no próprio e-mail. Eu não recomendo, pela minha experiência. Pra mim sempre ficou confuso. Hoje, envio esse email para minha caixa de entrada do Evernote (não sei as contas gratuitas têm direito, mas usuário premium tem uma conta de email para onde ele envia e se transforma em nota. Puro luxo! S2 Evernote novamente) e deixo o email arquivado quando necessário, senão já excluo também. Se você vai utilizar outra ferramenta, recomendo que coloque pelo menos um lembrete na sua ferramenta sobre a tarefa a realizar, identificando os contextos, mesmo que o email fique como referência daquela ação.
Agora, existem algumas atividades que você queira realizar que vão demandar mais de uma ação. Para essas ações existem os projetos. Irei explicar sobre eles alguns posts a frente.
Mas agora, nosso próximo tema é: O Calendário e o Tickler.
Até lá gente!
Anúncios

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s