Como Começar – Coleta (Série GTD)

Olá pessoas,
Quase como eu havia prometido, hoje vou falar um pouco sobre como começar a implantar o GTD.
Antes, uma justificativa: apesar de estar de férias, estive bem atarefada alguns dias e depois dei uma pausa pra descansar (voltar de férias mais cansada que saí não rola mais pra mim!). No Carnaval também foi bem corrido e só consegui finalizar tudo no fim de semana porque, apesar de o post estar quase pronto, precisava fazer uns ajustes.Além disso, meu computador está surtando, de novo. Para compensar a demora, só estou publicando esse com todos os próximos agendados. Será um por dia!
Vamos continuar de onde paramos…
O primeiro passo pra começar é a coleta.
O segredo da coleta é esvaziar a sua mente e colocar tudo numa (ou mais) caixas de entrada. Depois – como vou explicar no próximo post – isso será processado em um sistema confiável.
Essa é uma etapa fundamental para o processo dar certo, se você não faz a coleta de forma correta não consegue implementar os próximos passos.
Basicamente o que o GTD prega é que você confie no seu sistema de forma a não precisar ficar revisando na sua cabeça a lista de tarefas a fazer, pois tudo que você precisa estará acessível no momento certo.
Sugiro que isso seja feito em 3 etapas:
1. Escolher suas caixas de entrada
2. Separar um período para coleta no trabalho
3. Separar um período para coleta em casa
Essa minha sugestão é pela minha experiência e por minha conta e risco. O David sugere que você tire dois dias e faça tudo de uma vez, mas eu não consegui separar dois dias para fazer coleta (e processamento).
Por isso acho que um período para cada espaço já ajuda bastante (uma tarde de sexta para o trabalho e um sábado de manhã para casa, por exemplo). Pelo menos pra se organizar inicialmente, depois você vai continuando aos poucos.
1. Escolha suas caixas de entrada
Hoje nós já temos algumas caixas de entrada que chegam para nós: e-mails é um exemplo.
Então, defina quais serão suas caixas de entradas. É importante ter o número suficiente para você nunca deixar de coletar, mas também não podem ser muitas porque o seu processo de revisão fica muito longo.
Nesse momento, eu sugiro que você trabalhe com o mínimo de caixas de entrada possível e depois vai adaptando o sistema, se necessário.
Eu comecei com:
Caixa de entrada do Evernote (caderno padrão): lá eu coloco notas de voz, fotos e notas escritas
Caixa de entrada dos e-mails
Caixa de entrada física do trabalho – coloco tudo que recebo em papel como memorandos, orientações por escrito etc.
Caixa de entrada física em casa – como na do trabalho. aqui entram as correspondências, os convites…
Eu não tenho bloco de notas como caixa de entrada usual porque não gosto mais de andar com papel e caneta. Sempre tenho o celular ou o tablet pra anotar no evernote.
No caso de não conseguir, peço para escrever uma nota no celular do meu marido, por exemplo e já me mando automaticamente por e-mail, que será processado.
Minha última alternativa é anotar num papel e colocá-lo na bolsa (pra depois jogar na caixa de entrada física), mas daí já não é tão confiável, no meu caso. Mas pra maior parte das pessoas o bloco de notas super funciona.
Dica: pra quem for usar bloco de notas de papel ou mesmo um caderno como caixa de entrada, compre algo não muito grande que você possa de fato carregar para todos os lados.
Dica plus: Recentemente incluí as caixas de entrada de redes sociais, do pocket e do feedly (no feedly somente a função saved for later – o feed dos blogs que sigo eu dou uma olhada todos os dias, mas não considero oficlalmente caixa de entrada), mas com processamento semanal. Sugiro que no começo não pensem nisso, mas depois que o sistema estiver rodando, por que não complementar?
2. Faça a coleta no local de trabalho
Essa parte é “simples”. Sentado em sua mesa de trabalho, de preferência em um dia tranquilo e sem muitas interrupções, coloque nas suas caixas de entrada TUDO para processar: os projetos que você toca, as tarefas pendentes, as coisas que você for lembrando…
Importante: não é porque você está fazendo a coleta no seu espaço profissional que você só vai incluir na sua caixa de entrada coisas do seu emprego. Você pode, de repente, lembrar-se de que precisa comprar um utensílio de cozinha. Coloque na caixa de entrada também.
Dica: Separe com antecedência alguns materiais que você pode precisar para fazer a coleta: caneta, marca-texto, post-its, folhas de rascunho, clips, grampeador, fita adesiva (não usei, mas nunca se sabe né?), cesto de lixo, pastas de arquivo e, se você optar por um bloco de notas virtual/online, é interessante que você esteja com o celular e tablet carregados e perto de seu computador ou notebook.
Dica Plus: Não caia na tentação de começar a executar tarefas ou sequer processar esse material enquanto enche suas caixas de entrada. Isso vai atrasar o processo. Colete TUDO, depois processe o máximo que conseguir no período separado e depois um pouco por dia. Não deixe ultrapassar 3 dias, porque você se perde.
O que eu fiz e me ajudou: como eu não ia conseguir mesmo processar tudo no mesmo dia, após a coleta fiz uma pré-triagem do que precisaria ver tipo AGORA, mas escolhi poucos itens mesmo. Esses eu resolvi. Para o restante das coisas, fiz no esquema normal. Processando, claro, da forma mais rápida possível. Eu consegui fazer em 3 dias e foi um prazo ok. Agora, isso nem chamei de dica, porque foi uma solução muito pessoal e que não tem nada a ver com que o GTD propõe. Pelo contrário, o método teoricamente não permite isso, foi uma adaptação livre. Não me julguem hahaha
3. Faça a coleta na sua casa
É o mesmo processo, mas no seu espaço de trabalho em casa. Para o GTD, trabalho é tudo que você realiza pra alcançar algum resultado em qualquer área da sua vida. Não precisa ser um home office formalizado, mas ter um espaço de trabalho em casa vai ajudá-lo muito. Hoje em casa temos um quarto livre, e uso parte dele como meu home office. Mas meu plano para quando a gente não tiver esse espaço é colocar uma estante e uma escrivaninha num canto da sala ou do quarto mesmo.
Amanhã, explico como você deve processar cada item das suas caixas de entrada. Mas se tiverem dúvidas, podem comentar!
Até lá pessoal!
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