Arquivo diário: 13 de novembro de 2013

Desafio: Organizando a mesa de trabalho

Meu sonho na vida é ser uma pessoa organizada.

E eu sou… só que não. Quer dizer, em alguns aspectos sou bem organizada, mas quando se trata do espaço físico… se eu não cuido, vira o caos…

Bom, daí que sempre estou organizando alguma coisa na minha casa ou no trabalho para conseguir seguir a vida sem me perder em meio à bagunça.

Neste mês, estou com o desafio de organizar, de uma vez por todas minha mesa de trabalho (ok, já vou avisar que é esse mês, mas talvez só termine depois das férias de dezembro, porque né? o trabalho não pára porque a bonita tá com a mesa bagunçada).

Já fiz um destralhamento, mas ainda preciso mandar coisas embora, arquivar outras e delegar ainda outras… desde que entrei no meu emprego, como estagiária, há 7 anos, tenho muitas coisas para ler e projetos para encaminhar e algumas coisas fui acumulando nesse tempinho. Tenho o agravante que meu espaço de trabalho é minúsculo, vocês verão nas fotos (ou é drama, rs).

Então, hoje depois do “minidestralhamento”, minha mesa de trabalho está assim:

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Em cima da mesa: uma pasta que deverá servir como Caixa de Entrada (mas ainda não tá rolando e todos os papeis que recebi estão em cima dela), um muralzinho para lembretes e fotinhas (não tem fotinhas pq tirei todas as fotos grandes e preciso revelar umas 3X4 mais discretinhas), um calendário (que talvez em 2014 eu nem use mais, porque tenho calendário no celular, no tablet e no computador, pra que mais um que fica ocupando espaço precioso), meu monitor, teclado e mouse, copo de água, furador de papel (fiel companheiro neste momento de organizar os papeis), copo para água, caneca de guardar canetas, caixinha para clips, porta papelinho de recados, telefone e estabilizador, que deverá sair daí também, assim que eu tirar as pastas que estão em cima da CPU (pode colocar o estabilizador em cima da CPU?) – ps: a foto tá tosca pq não queria pegar a mesa do lado…

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Em cima do CPU as pastas com pendências para resolver, arquivar ou digitalizar e jogar fora.

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Em frente à CPU, onde deveria estar minha mochila, está uma caixa box com livros/revistas/publicações em geral que preciso ler e encaminhar para a biblioteca da área ou encaminhar.

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E também preciso liberar mais espaço nas gavetas, que têm:

1ª gaveta: cadernos e blocos para anotações, papéis de rascunho, sacolas e saquinhos para guardar papeis

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2ª gaveta: coisas sem defnição, mas aí vou colocar os poucos papeis que pretendo guardar referente a cada projeto que estou trabalhando

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3ª gaveta: kit de sobrevivência na selva no trabalho: good snacks para não me entupir de chocolate no momento de stress, balas para quando a necessidade de áçucar vence, desodorante, spray pra arrumar o cabelo, chá, bonequinho do Smurff, hidratante, batom, escova de dentes etc.

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Além disso, tenho mais umas 3 caixas box de coisas arquivadas. Grande parte pretendo digitalizar e descartar, mas isso em outro momento que provavelmente será em janeiro/fevereiro do ano que vem. As caixas estão em um armário numa sala de apoio ao lado da minha.

Pretendo ir organizando nestas etapas:

1. Destralhar: já fiz isso, mas quero dar uma segunda olhada e ver se consigo me desapegar de outras coisas que estão lá sem necessidade.

2. Digitalizar arquivos: baixei um scanner no tablet e pretendo digitalizar 2 a 3 arquivos por dia. É rápido e me ajuda a finalizar essa parte com rapidez.

3. Itens de ação: pode ser até paralela à segunda etapa. O que demanda ação, quero encaminhar rapidamente e criar uma pasta física também como To do list.

4. Sistema de arquivo confiável: quando ver o que sobra para arquivar, quero criar um sistema confiável de arquivo e que seja intuitivo para o dia em que eu sair da minha empresa seja fácil explicar para outras pessoas o que está disponível ali.

5. A partir disso, criar um sistema de fluxo dos documentos que recebo em papel (os arquivos digitais estão ok) para não acumular mais e resolver as coisas de forma mais rápida.

Pretendo ir contando como estão as coisas aqui, conforme avanço na organização.

Todas as sugestões são bem vindas.