Como usar a agenda

Já falei aqui sobre o método de gestão de tempo (tríade) que uso há praticamente um ano e meio. Quando conheci o método (e o site),  troquei a agenda de papel pela agenda eletrônica. Demorei um tempo para me desapegar, porque já tinha se tornado praticamente um ritual: todos os anos, no mês de outubro eu começava a pesquisar agendas: sessões, tamanho, capa… eu percorria todas as livrarias de campinas que eu conhecia… e ficava morrendo de orgulho quando encontrava A agenda que iria me acompanhar por um ano inteiro…

2012 foi o primeiro dos últimos 08 anos que não fiz o ritual de compra da agenda… Optei definitivamente pela agenda eletrônica pelo mesmo motivo que troquei meus 4 cadernos pelo tablet: praticidade e menos coisas para carregar na mochila (confesso: sinto falta disso tudo…). Mas tenho alguma experiência no assunto e, a pedido do Blog Lingerie, resolvi escrever algumas dicas sobre como usar sua agenda de papel. Já que estamos em clima de final de ano, vou aproveitar e dar dicas até sobre como escolher a sua de 2013:

Quando comprar a agenda

Na verdade, comprava a agenda no mês de outubro porque já queria começar a anotar vários compromissos e planos para o ano seguinte (que já não cabia mais na agenda atual). E geralmente a encontrava mais barata em outubro do que em dezembro. Não sei se é regra, mas foi minha percepção. Acredito que quanto antes comprar a agenda, melhor. Assim você consegue planejar seu ano o quanto antes.

O que levar em conta

Primeiro é o tamanho, apesar de as pequenas serem mais fáceis de carregar, nunca funcionava pra mim, porque anotava TUDO que se possa imaginar na agenda e, por isso, não cabia em folhas menores. Sempre optava por uma agenda média, de tamanho 14,5X20,5 geralmente. Veja o que atende melhor suas necessidades.

O ideal era que as agendas tivessem: uma folha por dia (inclusive aos finais de semana – porque tenho muita coisa pra fazer aos sábados e domingos), espaço para planejamento no início do mês, espaço para planejamento no início e no final (que eu usava para anotações de projetos/metas do ano seguinte ao da agenda). Não fazia questão que tivesse espaço para agenda telefônica porque nunca usei. Achava pouco prático anotar todos os meus contatos novamente no ano seguinte.

Isso é o que funcionava para mim. Mas antes de comprar sua agenda, anote tudo o que você usa ou gostaria de usar em uma agenda e procure uma que atenda às suas necessidades.

Dicas para uso no planejamento:

Anote na área de planejamento no início todos os seus projetos e metas para o ano – com uma breve descrição, se couber,  e o prazo para finalizá-los. Você pode escrever mais detalhes do seu projeto/meta em um caderno ou arquivo de computador. Se já tiver ideia de tarefas, já escreva nos dias que pretende realizar.

Você também pode escrever no início de cada mês: projetos/metas em execução e datas importantes, como aniversários e viagens. Assim, você terá uma visão geral do seu mês ao marcar algum compromisso ou colocar algumas tarefas que deverão ser realizadas.

Dicas para uso diário:

Durante os dias, anote na sua agenda tudo o que você precisa lembrar. Divida a página entre: tarefas, compromisso, contas a pagar/receber e pendências.

Não precisa dividir em 04 partes exatamente iguais porque em cada dia terá mais um que outro (geralmente tarefas sempre irá ocupar a maior parte).

É importante que você anote tudo o que você precisa na sua agenda, assim desocupa a cabeça e não corre o risco de se esquecer de nada.

Após anotar cada tarefa e compromisso, coloque na frente o tempo previsto para duração, assim você sabe quanto tempo do seu dia está comprometido com aquilo que você já se programou para fazer.

Dicas especiais para revendedoras Fascínio de Mulher:

Sempre ande com a agenda. Algumas pessoas aconselham que você use uma agenda só para a revenda, mas eu não, penso que quanto mais concentrar as informações, sempre melhor. Eu acho melhor identificar, em sua própria agenda pessoal,  suas anotações referentes à vendas, com uma caneta de cor diferente ou sombreando com uma caneta marca-texto, por exemplo.

Anote tudo referente às vendas, quando fez a compra do produto, o prazo para chegar, as visitas às clientes (como um compromisso), a tarefa de ligar para aquela pessoa. Em pendências, você pode anotar o prazo que aquela cliente tem para decidir se irá ou não ficar com o produto. No planejamento anual/mensal, verifique as datas comemorativas de cada trimestre e prepare seu estoque de acordo com a ocasião.

Eu sugiro que, junto com a agenda, você tenha um caderno, ou uma planilha em Excel, para anotar quanto gastou, quanto ganhou e fazer o planejamento financeiro de sua atividade.

Espero que minhas dicas tenham ajudado.

Pra falar a verdade, fiquei com muita vontade de voltar a usar agenda manual enquanto escrevia esse post… quem sabe… rs

Ah, e no blog Vida Organizada saiu esses dias um post sobre como usar a agenda, tomando como base o método de gerenciamento do tempo que ela usa, o GTD.  Vale a pena conferir. Aqui.

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3 comentários sobre “Como usar a agenda

  1. Fiquei até com vontade de ter uma agenda, mas tenho poucos compromissos, você acha que vale a pena comprar uma agenda? Porque eu anoto meus compromissos no meu caderno de caixa de entrada, porém numa parte separada só para colocar os compromissos e tarefas.
    Como eu comecei com isso recentemente, não sei vale a pena ter uma agenda. O que você acha? Me ajuda, por favor.

    Beijos.

    1. Oi Manuella, tudo bem?

      Desculpe a demora pra responder… não sei se você já se decidiu, mas pra mim sempre vale a pena uma agenda.
      Se você tem um smartphone, recomendo usar a agenda do Google (ótima, me apaixonei desde que comecei a usar) ou a própria agenda do celular. O bom da agenda eletrônica é que você pode programar alertas de que o compromisso está chegando (inclusive por e-mail no caso da agenda do Google).
      Beijos
      Mari

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