Reuniões produtivas – este fenômeno existe?

Ninguém quer perder tempo hoje em dia. Por isso saber realizar reuniões produtivas é uma competência essencial para sobrevivência no mundo corporativo. Quantas vezes você foi convidada para uma reunião e já foi desanimada por perder uma tarde inteira indo do nada para o lugar nenhum?

Se você precisa marcar e conduzir reuniões, pode seguir algumas dicas(estou colocando só as que uso no dia-a-dia) para que elas sejam produtivas:

1. Chame reuniões somente quando for realmente necessário. Parece óbvio, mas algumas pessoas marcam reuniões para discutir coisas que se resolveriam em uma conversa por telefone, e-mail ou um feedback rápido com o gestor/colega do lado.

2. Convide somente as pessoas que realmente são necessárias. Outra vez, “chovendo no molhado”, mas tome cuidado para não convidar pessoas que não têm autonomia para tomadas de decisão ou, simplesmente, não dominam o assunto. Cuidado também para não deixar de chamar algumas pessoas que são fundamentais para encaminhar o processo ou explicar um assunto para os participantes.

3. Defina antecipadamente e envie para todos os participantes uma pauta e o horário de início e término da reunião. Procure seguir à risca o tempo previsto e, caso surja novos pontos de pauta, finalize aqueles pré-estabelecidos e só então discuta os novos, se tiver tempo, ou marque outra reunião (lembrando da questão: é realmente necessária?).

4. Anote o máximo possível e, para cada encaminhamento definido sobre o assunto da reunião, determine um responsável pela atividade e um prazo para entrega.

5. Faça, ou solicite para alguém de sua confiança, um relatório da reunião com resumo dos principais pontos discutidos, encaminhamentos e responsáveis/prazos definidos. O relatório precisa ser conciso e objetivo. Use tópicos e tabelas. As pessoas darão mais atenção e entenderão com mais rapidez e facilidade.

Agora, se você foi convidada para uma reunião fadada a ser improdutiva, a primeira dica é: fuja! Pergunte, discaradamente, se sua participação é realmente necessária. Tomei coragem de fazer isso há algum tempo e até agora ninguém saiu ferido…rs

Mas, se não tem muita escolha, vou dar as dicas de estratégias que eu uso:

Seja cara-de-pau e proativa, ao mesmo tempo: conduza a reunião se quem deveria fazer não está. Seja sutil, claro, mas você pode tentar sintetizar a discussão e avançar para o próximo passo, dar sugestões de encaminhamentos ou até sugerir pauta (é bizarro, mas eu já fui a reuniões sem pauta definida). Outra coisa, se seu chefe enviou você, ele está assinando embaixo do que você disser lá, você tem autonomia (cuidado para não se empolgar!) para tomar algumas decisões a respeito do que sua área pode ou não se responsabilizar e fornecer informações importantes para o andamento da reunião.

Para seguir essa primeira dica, analise muito bem a situação  porque nem todo mundo avalia bem essa postura. Por isso, vem a segunda dica para momentos sem salvação:

Arranje algo produtivo para fazer: anote as partes importantes da reunião  e, entre um devaneio e outro (em algumas reuniões que participo, um devaneio pode durar meia hora), faça  um check-list das tarefas que já te delegaram na reunião ou esquematize o resumo que irá levar daquilo tudo. Enquanto isso,   pense “naquela” frase para intervir no assunto e as pessoas voltarem ao foco principal da reunião (ou aquele que você imagina que seja).

Essa última dica vale também para aulas sem sentido. Eu particularmente não gosto de sair de aulas ou palestras no meio, porque passa uma imagem muito ruim e é um desrespeito com quem está falando. Mesmo que seja o professor mais mala do mundo, não merece. Nesses casos, começo com um grandíssimo esforço de prestar atenção e tirar o lado bom daquilo tudo (polyana feelings). Quando isso não dá certo, paro de anotar e começo a fazer o cardápio da semana,   mapa mental do evento que estou organizando… enfim, algo que não exija muita concentração porque se a aula/palestra de repente ficar interessante, posso voltar a prestar total atenção em quem está falando.

Essa é a forma que uso para tentar aproveitar o máximo do meu tempo. Espero que as dicas ajudem.

 

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